De l'art de se diviser entre plusieurs tâches

Vendredi après-midi, toujours pas d'article ! Je ne me suis pourtant pas ennuyée, limite j'en serais à me sentir comme le sujet de l'illustration de cet article (sblurb !). Alors un tour des chantiers et de l'art de se diviser entre plusieurs tâches (aperçu)

Par quoi je commence ?

La pile de choses à faire étant considérable, il faut impérativement prioriser et ménager du temps pour les tâches se réalisant uniquement sur le long terme (écriture, documentation) ou nécessitant un suivi (forum, blog). Ensuite, il faut établir une hiérarchie des urgences et des importances. 

En pratique, je fais le point chaque lundi matin : 

- bilan sur la semaine écoulée : ce qui a bien fonctionné, ce qui a traîné, où en est chaque membre de l'équipe...

- préparation de mon agenda papier pour la semaine : je note les tâches avec des cases à colorier sitôt qu'elles sont accomplies (c'est bon pour mon moral). 

- Inscription des tâches automatiquement présentes. Par exemple : écriture sera accompagné de 5 cases représentant chacune 5K (5000 signes, caractères espace compris) ou blog, accompagné de 3 cases (une par unité, pour m'inciter à m'occuper du blog Dragons et Esteren, et ponctuellement du mien en bonus). Si je dépasse les objectifs, je rajoute des cases ; si je ne les tiens pas, je les barre... et je m'efforce de faire mieux une prochaine fois. Pour l'instant en écriture par exemple, l'objectif est de 25K hebdomadaire pour l'écriture, mais ma moyenne sur 20 semaines consécutives est de près de 28K. 

- Inscription des dossiers les plus importants à traiter. 

Ensuite, si par bonheur, j'arrive à en faire plus, tant mieux ! ça m'avancera pour la suite, ce sera du bonus !

Déterminer l'importance des tâches

Étant en position de coordination, le plus important est de m'assurer que tout le monde ait de quoi s'occuper, et donc qu'il n'y ait pas de chômage technique pour un illustrateur ou du côté des relecteurs. Cela implique de me concentrer sur les actions qui préparent le travail des autres.

Par exemple les commandes d'illustrations, ou bien le traitement des retours de fond en relecture. Si les illustrateurs n'ont pas de commandes, ils ne peuvent pas avancer, ça paraît évident.

Une des difficultés de la coordination est la nécessité d'anticiper. 

Par exemple : si je traitais toutes les relectures de fond, les relecteurs de fond auraient terminé leur mission et ce serait bien, mais du coup, j'aurais de très grosses piles de textes arrivant en relecture de forme et ne pouvant pas être traitées toutes d'un coup. Résultat probable : embouteillage, ralentissement. En tous cas le contraire du flux tendu souhaitable.

La complexité de la détermination des priorités augmente quand on prend en considération plusieurs projets. 

Par exemple : superviser les relectures de forme sur Dragons et Esteren. Ce n'est pas d'une complexité folle (c'est même une partie relativement tranquille des chantiers), il demeure qu'il est préférable d'en tenir compte pour bien lisser la charge de travail. Certains relecteurs sont sur les deux gammes, s'ils avaient à relire en une semaine 100 pages de chaque, même à supposer qu'ils y arrivent, ils seraient épuisés, or les projets s'apparentent plutôt à des marathons qu'à des courses de vitesse. 

Il est important d'éviter que les membres de l'équipe s'épuisent. Déjà, c'est désagréable pour eux et nous cherchons quand même à nous faire un peu plaisir, pas à finir pressés comme des citrons ! Ensuite, une personne très fatiguée a besoin de beaucoup de temps pour revenir au maximum de ses possibilités, cela signifie que même si on estimait nécessaire de donner un gros coup d'accélérateur (et ça arrive), il faudrait prévoir que l'équipier sous pression aura besoin d'une à deux semaines de relâche derrière. Enfin, la fatigue et le stress sont très toxiques pour la créativité. Il est vain d'espérer de la qualité quand on arrive dans la zone rouge de "je n'en peux plus". Le job des coordinateurs est aussi de garder ça à l'esprit pour que les choses se passent bien. Cela joue sur l'ordre des tâches : s'occuper de tel dossier pour éviter que tel équipier ait tout à faire sur un délai trop serré.

Des chiffres pour anticiper

Pour voir venir, il faut avoir une idée du temps que prend chaque tâche. C'est une des raisons pour laquelle j'essaie de tout mesurer sur Redmine, afin d'avoir des moyennes de temps par type de tâche : il y a toujours des fois où ça va plus vite ou moins. Pour anticiper, les moyennes sont de loin le meilleur outil. 

Pour ce qui me concerne, j'ai pu déterminer :

- écriture : 1H pour 3K

- relecture de fond : 1H pour 10K sur un texte problématique et 1H pour 20K si trois fois rien à relever

- reprise de texte : 1H pour 10K avec des reprises assez peu problématiques

Je manque encore de données sur les reprises de texte pour établir une moyenne vraiment fiable. 

En tous cas, cela donne une idée de tout le temps "caché" derrière un texte qui parvient jusqu'au lecteur final. A supposer que le texte soit d'un volume de 10K, il faut 3h pour l'écrire, environ 1H de relecture de fond soigneuse, possiblement encore 1H de reprise, et derrière encore de la relecture de forme. En somme, on peut presque considérer qu'une fois le premier jet rédigé, il reste encore autant d'heures à passer sur le texte.

Cube gélatineux par Gawain